Separe o dinheiro da LLC do seu
A base de uma LLC em ordem é que o dinheiro do negócio e o seu não se misturem. Uma conta em nome da LLC, com os seus recebimentos e pagamentos, dá a cada movimento um motivo claro e, ao rever o ano, não tem de adivinhar o que era o quê.
Misturar os dois costuma estar na origem de quase todas as dores de cabeça: faturas que não encaixam, despesas pessoais entre as do negócio e perguntas do contabilista que levam uma tarde a responder. Separar desde o primeiro dia não custa nada e poupa muito mais tarde. Se a sua LLC acabou de começar, é o melhor momento: com poucos movimentos, criar o hábito é questão de minutos e não de uma tarde de limpeza.
Um cartão para o negócio
Com um cartão Mastercard só para a LLC, cada compra do negócio fica registada na conta certa. Pode ter um físico para o dia a dia e um virtual para as subscrições e as compras em linha, de modo que, se algum ficar comprometido, o bloqueia na aplicação sem mexer nos outros. Assim também distingue num relance que parte do dinheiro foi em subscrições e que parte em compras pontuais.
Use o cartão do negócio para o que é do negócio e para nada mais. Parece um pormenor, mas é o que faz com que o resumo do mês bata quase sozinho: se o cartão é da LLC, tudo o que nele aparece é da LLC. Se um dia um colaborador precisar de pagar algo do negócio, o mais limpo é dar-lhe o seu próprio cartão virtual e não partilhar o seu.
Despesas em dia, não no fim do ano
As despesas organizam-se melhor no próprio dia em que acontecem. Uma categoria e o recibo guardado, e pronto: software, viagens, publicidade, fornecedores. O Agente da Dobits agrupa os débitos por categoria e pergunta-lhe pelos que não reconhece, pelo que só tem de confirmar ou corrigir.
Conserve os comprovativos do que paga e do que recebe, com a data e o valor. Se trabalha com clientes de outros países, guarde também a moeda original. É um hábito de cinco minutos por semana que transforma o fecho do ano numa tarefa tranquila. Esses cinco minutos semanais saem mais baratos do que qualquer limpeza à última hora, e deixam-no ver o negócio enquanto ainda pode mudar alguma coisa.
O resumo do mês, em cinco minutos
Uma vez por mês, dedique um momento a rever três coisas: quanto entrou, quanto saiu e que recebimentos ou pagamentos ficam pendentes. Com as despesas em dia, o Agente prepara esse resumo e você só o lê, questiona se algo não bater certo e guarda-o. O importante dessa revisão é que seja curta e regular, porque um resumo que custa uma hora acaba por não se fazer.
Com esse resumo na mão, as conversas com o seu contabilista são curtas e concretas. A Dobits organiza os números, mas as decisões fiscais da sua LLC dependem da sua situação: consulte-as sempre com um profissional. Guarde os resumos numa pasta por mês e o fecho do ano será uma soma de resumos que já conhece, não uma surpresa. Se quiser organizar a sua LLC assim, entre na lista de espera.