Separa i soldi della LLC dai tuoi
La base di una LLC in ordine è che i soldi dell'attività e i tuoi non si mescolino. Un conto intestato alla LLC, con i suoi incassi e i suoi pagamenti, dà a ogni movimento un motivo chiaro e, quando riguardi l'anno, non devi indovinare cosa fosse cosa.
Mescolarli è di solito all'origine di quasi tutti i mal di testa: fatture che non tornano, spese personali tra quelle dell'attività e domande del commercialista che richiedono un pomeriggio per rispondere. Separare dal primo giorno non costa nulla e fa risparmiare molto più avanti. Se la tua LLC è appena partita, è il momento migliore: con pochi movimenti, creare l'abitudine richiede minuti e non un pomeriggio di pulizie.
Una carta per l'attività
Con una carta Mastercard solo per la LLC, ogni acquisto dell'attività viene registrato sul conto giusto. Puoi averne una fisica per ogni giorno e una virtuale per gli abbonamenti e gli acquisti online: se una viene compromessa, la blocchi dall'app senza toccare le altre. Così distingui anche a colpo d'occhio quanta parte dei soldi è andata in abbonamenti e quanta in acquisti occasionali.
Usa la carta dell'attività per ciò che riguarda l'attività e nient'altro. Sembra un dettaglio, ma è ciò che fa tornare quasi da solo il riepilogo del mese: se la carta è della LLC, tutto ciò che compare è della LLC. Se un giorno un collaboratore deve pagare qualcosa per l'attività, la cosa più pulita è dargli una carta virtuale tutta sua invece di condividere la tua.
Spese aggiornate, non a fine anno
Le spese si mettono in ordine meglio il giorno stesso in cui avvengono. Una categoria e la ricevuta conservata, e il gioco è fatto: software, viaggi, pubblicità, fornitori. L'Agente di Dobits raggruppa gli addebiti per categoria e ti chiede di quelli che non riconosce, così a te resta solo confermare o correggere.
Conserva i giustificativi di ciò che paghi e di ciò che incassi, con data e importo. Se lavori con clienti di altri paesi, tieni anche la valuta originale. È un'abitudine di cinque minuti a settimana che trasforma la chiusura dell'anno in un compito tranquillo. Quei cinque minuti a settimana costano meno di qualsiasi pulizia dell'ultimo minuto e ti fanno vedere l'attività finché puoi ancora cambiare qualcosa.
Il riepilogo del mese, in cinque minuti
Una volta al mese, prenditi un momento per rivedere tre cose: quanto è entrato, quanto è uscito e quali incassi o pagamenti sono ancora in sospeso. Con le spese aggiornate, l'Agente prepara questo riepilogo e tu lo leggi soltanto, metti in dubbio ciò che non torna e lo conservi. L'importante di questa revisione è che sia breve e regolare, perché un riepilogo che richiede un'ora finisce per non farsi.
Con questo riepilogo in mano, le conversazioni con il tuo commercialista sono brevi e concrete. Dobits ordina i numeri, ma le decisioni fiscali della tua LLC dipendono dalla tua situazione: confrontale sempre con un professionista. Se vuoi mettere in ordine la tua LLC così, iscriviti alla lista d'attesa. Conservali in una cartella per mese e la chiusura dell'anno sarà una somma di riepiloghi che già conosci, non una sorpresa.