Quello che concordi non è quello che ricevi
Quando un cliente ti paga in dollari e tu lavori in euro, o al contrario, entrano in gioco tre numeri: l'importo della fattura, il tasso di cambio del giorno e ciò che ogni intermediario trattiene lungo la strada. L'importo lo conosci in anticipo; gli altri due, quasi mai. Per questo due pagamenti identici possono lasciarti somme diverse sul conto.
La prima domanda, allora, è in quale valuta vuoi essere pagato. Se le tue spese sono in una valuta, incassare in quella stessa ti risparmia una conversione. Se il cliente insiste a pagare nella sua, non c'è problema, ma conviene sapere quanto costerà prima di accettare e non quando i soldi sono già arrivati. Una buona abitudine è annotare, su ogni preventivo o fattura, la valuta e il giorno in cui è stato fissato il prezzo, per poter confrontare poi con ciò che hai davvero incassato.
Tasso di cambio e commissione: due cose diverse
Il tasso di cambio di riferimento è quello pubblicato a livello di mercato, come quello della Banca Centrale Europea. Molti servizi applicano un tasso un po' peggiore e non lo chiamano commissione, così il costo resta nascosto nel numero stesso. Per confrontarli davvero, calcola quanto riceveresti per un importo fisso e guarda la differenza rispetto al tasso di riferimento.
Inoltre, alcuni pagamenti hanno una commissione fissa per operazione e altri una percentuale. Sugli importi piccoli pesa di più la fissa; sui grandi, la percentuale. Chiedi sempre il dettaglio completo e annota l'importo finale che arriva sul tuo conto, l'unico dato che conta. Una piccola differenza su ogni incasso sembra poco, ma ripetuta per mesi può arrivare a valere un abbonamento intero o più.
Tempi, limiti e documenti
Un pagamento internazionale non arriva sempre lo stesso giorno. Chiedi quanto ci mette, se c'è un importo massimo e se il cliente deve aggiungere qualche dato, come un riferimento o la causale. Un pagamento trattenuto per un dato mancante è lo spavento più comune, e quasi sempre si evita con una domanda in anticipo.
Conserva anche la fattura e il giustificativo di ogni pagamento, con la valuta originale e l'importo ricevuto. Quando arriverà il momento di mettere in ordine i conti o di parlare con il tuo commercialista, avere a portata di mano le due cifre evita molti dubbi. Se ci sono di mezzo le tasse, verifica con un professionista: Dobits ordina i tuoi dati, ma non offre consulenza fiscale. Basta una cartella ordinata per cliente e per mese; non serve un sistema sofisticato, solo costanza e tutto nello stesso posto.
Come ti aiuta Dobits
In Dobits vedi i tuoi incassi e le tue spese in più valute in un solo posto, con il tasso di riferimento sotto gli occhi. Puoi chiedere all'Agente quanto ti ha lasciato un incasso in euro o quale parte delle tue entrate è in dollari, e ti risponde con i tuoi dati.
Se un incasso arriva con un cambio che non ti aspettavi, l'Agente ti spiega da dove viene la differenza. Non decide al posto tuo in quale valuta tenere i tuoi soldi, ma ti dà le informazioni per scegliere con calma. Se ti interessa, iscriviti alla lista d'attesa. E se un giorno vuoi controllare quanto ti sono costati in tutto i cambi di valuta, lo chiedi e hai la cifra senza aprire un foglio di calcolo.