Trenne das Geld der LLC von deinem
Die Grundlage einer geordneten LLC ist, dass sich das Geld des Unternehmens und dein eigenes nicht vermischen. Ein Konto auf den Namen der LLC mit ihren Einnahmen und Zahlungen gibt jeder Buchung einen klaren Grund, und beim Rückblick aufs Jahr musst du nicht raten, was was war.
Das Vermischen ist meist die Ursache fast aller Kopfschmerzen: Rechnungen, die nicht passen, private Ausgaben zwischen denen des Geschäfts und Fragen der Steuerberatung, für deren Beantwortung ein Nachmittag draufgeht. Von Anfang an zu trennen kostet nichts und spart später viel. Wenn deine LLC gerade erst angefangen hat, ist jetzt der beste Zeitpunkt: Bei wenigen Buchungen dauert es Minuten, die Gewohnheit aufzubauen, nicht einen Nachmittag Aufräumen.
Eine Karte für das Geschäft
Mit einer Mastercard nur für die LLC wird jeder geschäftliche Einkauf auf dem richtigen Konto erfasst. Du kannst eine physische für den Alltag und eine virtuelle für Abos und Online-Einkäufe haben. Wird eine davon kompromittiert, sperrst du sie in der App, ohne die anderen anzufassen. So erkennst du auch auf einen Blick, wie viel Geld in Abos und wie viel in einmalige Einkäufe geflossen ist.
Nutze die Geschäftskarte für Geschäftliches und für nichts anderes. Das scheint eine Kleinigkeit, aber sie sorgt dafür, dass die Monatsübersicht fast von selbst stimmt: Gehört die Karte zur LLC, gehört alles darauf zur LLC. Wenn eines Tages ein Mitarbeitender etwas für das Geschäft bezahlen muss, ist es am saubersten, ihm eine eigene virtuelle Karte zu geben, statt deine zu teilen.
Ausgaben laufend, nicht am Jahresende
Ausgaben lassen sich am besten am selben Tag ordnen, an dem sie anfallen. Eine Kategorie und der gespeicherte Beleg, fertig: Software, Reisen, Werbung, Lieferanten. Der Agent von Dobits gruppiert die Abbuchungen nach Kategorie und fragt dich nach denen, die er nicht kennt; du bestätigst oder korrigierst nur.
Bewahre die Belege für das, was du zahlst und einnimmst, mit Datum und Betrag auf. Wenn du mit Kunden in anderen Ländern arbeitest, speichere auch die ursprüngliche Währung. Es ist eine Gewohnheit von fünf Minuten pro Woche, die den Jahresabschluss zu einer ruhigen Aufgabe macht. Diese fünf Minuten pro Woche sind günstiger als jede Aufräumaktion in letzter Minute und lassen dich das Geschäft sehen, solange du noch etwas ändern kannst.
Die Monatsübersicht, in fünf Minuten
Nimm dir einmal im Monat Zeit für drei Dinge: wie viel hereingekommen ist, wie viel abgegangen ist und welche Zahlungen noch offen sind. Sind die Ausgaben aktuell, bereitet der Agent diese Übersicht vor, und du liest sie nur, hinterfragst, was nicht passt, und speicherst sie. Wichtig an dieser Durchsicht ist, dass sie kurz und regelmäßig ist, denn eine Übersicht, die eine Stunde dauert, bleibt am Ende liegen.
Mit dieser Übersicht in der Hand sind die Gespräche mit deiner Steuerberatung kurz und konkret. Dobits ordnet die Zahlen, aber die steuerlichen Entscheidungen deiner LLC hängen von deiner Lage ab: Kläre sie immer mit einer Fachperson. Wenn du deine LLC so ordnen möchtest, trag dich auf die Warteliste ein. Lege sie in einem Ordner pro Monat ab, und der Jahresabschluss wird eine Summe von Übersichten, die du schon kennst, keine Überraschung.